Sem a abordagem correta de uma estratégia e um plano de comunicação, seus esforços podem acabar no limbo, com você de volta à estaca zero
Embora o excelente design, a web e os elementos de escrita constituam os blocos de construção individuais de uma estratégia de comunicação, na melhor das hipóteses, eles dão suporte marginal à mensagem principal, enquanto na pior das hipóteses eles tiram e distraem o foco.
Desenvolver e implantar uma estratégia e um plano de comunicação integrada é o que dá contexto e significado às expressões físicas da sua mensagem. Emoldura cada peça gráfica, cópia e interação on-line em um todo coeso, enviando uma mensagem clara e criativa.
Se a escrita e o design são os alicerces, a elaboração de uma estratégia e plano claros são a base de suas comunicações.
Você deve ter notado que eu me mantenho separando uma estratégia de comunicação e um plano. Isso ocorre porque são duas ferramentas muito diferentes no seu arsenal de comunicação.
Compreender as semelhanças, mas mais importante, as diferenças entre cada uma, ajudará você a conceituá-las com mais eficácia e a comissioná-las com mais eficiência no mundo.
Aqui estão algumas razões pelas quais é importante diferenciar uma estratégia e um plano, especialmente no contexto das comunicações corporativas.
Em primeiro lugar, embora eu entenda que isso pode ser uma mera semântica para alguns, trabalhamos em um setor em que as palavras são importantes. Dedicar um tempo para entender a necessidade, a natureza e a aplicação de nicho para uma estratégia e um plano, garantirá que você possa inicialmente criar uma mensagem e, eventualmente, criar os meios para o sucesso consistente da comunicação.
Então, o aumento da complexidade nas áreas de comunicação, relações públicas e marketing forçou as categorias de uma estratégia e plano a duas direções semelhantes, mas separadas.
Uma estratégia de comunicação é uma solução para mudar de onde você está agora para onde você quer estar - ou, dito de outra maneira, é o que você quer que aconteça para alcançar um fim específico. Uma estratégia é um tipo de solução que lida com a incerteza. Aumenta a probabilidade de chegarmos ao nosso destino em boa forma, e o faz principalmente criando as condições que favorecem o sucesso. Inclui declarações de intenção, é propositadamente inespecífico e fala com a direção geral.
Um plano de comunicação, por outro lado, lida com os detalhes em questão. É um programa, esquema ou arranjo para uma finalidade muito definida. É de natureza concreta e não permite desvios. Na sua forma mais básica, um plano de comunicação é um relato escrito de um curso de ação futuro pretendido, com o objetivo de atingir uma meta específica dentro de um prazo predeterminado.
Ao comparar uma estratégia e um plano, vemos que nossa estratégia nos ajuda a entender o que é o que queremos fazer, e nosso plano estabelece quão nós vamos praticamente fazer isso.
Como você vê, nas áreas de arquitetura e design de comunicação, ser intencional tanto com sua estratégia quanto com seu plano é absolutamente crucial para garantir que sua organização se comunique efetivamente [através de uma estratégia] e eficientemente [com um plano].
Agora que falamos sobre as características gerais de uma estratégia e plano, vamos analisar algumas das principais diferenças e como elas funcionam juntas para criar uma campanha de comunicação completa.
Uma estratégia é sobre pensamento de alto nível; um plano de comunicação é sobre a execução no nível do solo.
Na maioria das vezes, uma estratégia de comunicação não deve ser elaborada pela equipe de comunicação isoladamente, mas de preferência com a participação estreita da gerência de nível superior de uma organização. Por outro lado, os planos específicos para projetos de comunicação separados devem ser deixados para os especialistas nessas áreas. A compreensão dos níveis nos quais cada uma dessas ferramentas é desenvolvida e implantada criará limites saudáveis e uma força de trabalho feliz.
"Nunca diga às pessoas como fazer as coisas. Diga a eles o que fazer e eles o surpreenderão com sua ingenuidade.”- General George S. Patton.
Uma estratégia é flexível; um plano é fixo. Enquanto uma estratégia nos indica uma direção geral, um plano atua como um guia detalhado passo a passo. Confundir a flexibilidade de uma estratégia com a firmeza de um plano, definitivamente levará à confusão na comunicação e acabará atrapalhando todo o processo. Um bom conselho seria lembrar a equipe de reter as especificidades ao criar estratégias e incentivá-las a se concentrarem nos aspectos práticos ao planejar.
Uma estratégia responde à pergunta 'por que' e 'o que'; um plano responde à pergunta de 'como'. Como mencionado acima, entender a aplicação de cada ação específica nos ajuda a fabricá-la e monitorá-la no melhor nível. Lembre-se constantemente do objetivo da estratégia ou do plano, para não se afastar muito do curso e enlamear as águas da comunicação.
Uma estratégia está em andamento até a revisão, um plano é baseado no prazo de um projeto ou jornada específica. Tentar estabelecer um prazo para uma estratégia de comunicação é como encaixar o proverbial pino quadrado no buraco redondo. A estratégia é como nós fazemos tudo todo o tempo, enquanto que um plano é o que vamos fazer antes de um certo tempo. Embora nossa estratégia possa determinar que 'nos comuniquemos dentro dos limites de nossos guias de estilo e tom', nosso plano pode mostrar que planejamos 'concluir o primeiro rascunho e a revisão de uma postagem de blog na sexta-feira da próxima semana'. Embora um prazo e um cronograma não façam sentido no primeiro, ele cria direção e urgência no segundo.
Um plano existe exclusivamente no contexto de uma estratégia, assim como um processo existe exclusivamente no contexto de um plano. Embora ainda não tenhamos conversado sobre processos, eles agem como outro nível de 'planejamento' da sua saída de comunicações. Em um nível mais granular, o plano de comunicação pode precisar de etapas ou seqüências específicas a serem definidas, as quais chamamos de processos. Sem um plano, o processamento constante irá atolar e rapidamente incapacitar o esforço de comunicação, enquanto o planejamento consistente, sem o contexto mais amplo de uma estratégia, levará a comunicações mal direcionadas e reacionárias. Primeiro, determine a estratégia que atende às metas de negócios, depois elabore o plano que suporta a estratégia e, em seguida, corrija os processos que habilitam o plano.
Se permitirmos que nossas estratégias e planos se confundam, corremos o risco de distrair nosso público com mensagens confusas, sendo infinitamente mais ocupado do que produtivo, enquanto conversamos constantemente com nosso público, mas nunca comunicamos nada de valor que possa catalisar significantes mudança.
Como alternativa, à medida que aprendemos mais sobre as diferentes aplicações de estratégias e planos de comunicação, podemos produzi-las e praticá-las para o benefício contínuo de nossas organizações.
Liderar e orientar as expressões visionárias, comerciais, financeiras e administrativas de nossas equipes para uma compreensão mais clara de estratégias, planos e processos, bem como a maneira como elas se traduzem em um contexto de comunicação, pagará dividendos enormes, à medida que nos esforçamos para entender melhor a organização. identidade e propósito e comunique-o de forma consistente com criatividade e clareza.
Passo a Passo para criar uma Estratégia de Comunicação
A estratégia de comunicação envolve a definição dos objetivos gerais da comunicação, a identificação do público-alvo, a determinação da mensagem central e a seleção dos canais de comunicação adequados. É um processo de planejamento estratégico que visa estabelecer a direção e os princípios norteadores da comunicação organizacional.
1. Defina seus objetivos de comunicação:
Identifique claramente o que você deseja alcançar por meio da estratégia de comunicação.
Estabeleça metas mensuráveis e realistas que estejam alinhadas aos objetivos organizacionais.
2. Conheça seu público-alvo:
Realize pesquisas e análises para entender quem são seus principais públicos.
Identifique suas necessidades, interesses, comportamentos e preferências de comunicação.
3. Defina sua mensagem central:
Determine a mensagem-chave que deseja transmitir ao seu público-alvo.
Certifique-se de que sua mensagem seja clara, relevante e adaptada aos diferentes canais de comunicação.
4. Escolha os canais de comunicação:
Avalie os canais disponíveis, como mídias sociais, site, e-mail, mídia tradicional, eventos, etc.
Considere quais canais são mais eficazes para alcançar e engajar seu público-alvo.
5. Desenvolva táticas de comunicação:
Identifique as atividades específicas que irão transmitir sua mensagem e alcançar seus objetivos.
Isso pode incluir a criação de conteúdo, publicações em mídias sociais, eventos, campanhas publicitárias, entre outros.
6. Defina o tom e estilo de comunicação:
Determine a voz da sua organização e o estilo de comunicação que reflita sua identidade e valores.
Considere a linguagem, tom emocional, estilo visual e elementos de design que você deseja adotar.
7. Planeje o calendário de comunicação:
Elabore um cronograma detalhado das atividades de comunicação ao longo do tempo.
Considere datas importantes, eventos sazonais ou outros momentos relevantes para suas comunicações.
8. Aloque recursos e responsabilidades:
Identifique os recursos necessários para implementar sua estratégia de comunicação, como equipe, orçamento e ferramentas.
Atribua responsabilidades claras a membros da equipe para garantir a execução eficaz das tarefas.
9. Implemente e avalie:
Coloque sua estratégia de comunicação em prática de acordo com o calendário planejado.
Monitore e avalie regularmente o desempenho das atividades de comunicação.
Faça ajustes conforme necessário com base nos resultados e feedbacks recebidos.
10. Aperfeiçoe a estratégia:
Com base nas análises e aprendizados obtidos, faça ajustes contínuos em sua estratégia de comunicação.
Esteja aberto a feedbacks e adapte suas táticas e abordagens conforme necessário.
Lembre-se de que uma estratégia de comunicação deve ser flexível e adaptável às mudanças no ambiente e nas necessidades da organização e do público-alvo. É importante revisar e atualizar sua estratégia periodicamente para garantir que esteja alinhada aos objetivos e às demandas atuais.
Passo a Passo para criar um Plano de Comunicação
O plano de comunicação é a implementação prática da estratégia. Ele detalha as táticas específicas, o cronograma, as responsabilidades, os recursos necessários e as métricas de avaliação. O plano de comunicação é mais orientado para a ação, descrevendo as atividades concretas a serem executadas e as etapas para alcançar os objetivos estabelecidos na estratégia.
1. Defina seus objetivos de comunicação:
Identifique claramente o que você deseja alcançar com o plano de comunicação.
Estabeleça metas mensuráveis e realistas.
2. Conheça seu público-alvo:
Realize pesquisas e análises para entender quem são seus principais públicos.
Identifique suas necessidades, interesses, características demográficas e comportamentais.
3. Defina sua mensagem central:
Determine a mensagem-chave que deseja transmitir aos seus públicos.
Certifique-se de que sua mensagem seja clara, concisa e relevante para o público-alvo.
4. Escolha os canais de comunicação:
Avalie os canais de comunicação disponíveis (por exemplo, mídias sociais, site, e-mail, mídia tradicional).
Considere quais canais são mais eficazes para atingir seu público-alvo.
5. Crie um plano de ação:
Desenvolva um cronograma detalhado das atividades de comunicação.
Estabeleça as tarefas necessárias, responsabilidades e prazos.
6. Elabore estratégias de engajamento:
Pense em maneiras criativas de envolver seu público-alvo e gerar interesse em sua mensagem.
Considere o uso de conteúdo relevante, eventos, parcerias ou influenciadores.
7. Defina indicadores de desempenho:
Determine métricas para medir o sucesso do seu plano de comunicação.
Isso pode incluir o número de visualizações, compartilhamentos, feedbacks positivos, etc.
8. Implemente e avalie:
Coloque seu plano de comunicação em prática conforme o cronograma estabelecido.
Monitore e avalie regularmente o desempenho das atividades de comunicação.
Faça ajustes conforme necessário para maximizar os resultados.
9. Mensure os resultados:
Analise os dados coletados e compare com os indicadores de desempenho definidos.
Avalie o impacto do seu plano de comunicação e identifique áreas de melhoria.
10. Aperfeiçoe o plano:
Com base nos resultados e nas análises, faça ajustes e melhorias contínuas em seu plano de comunicação.
Esteja aberto a feedbacks e adapte suas estratégias de acordo com as necessidades em constante mudança.
Lembre-se de que um plano de comunicação é flexível e deve ser ajustado de acordo com as circunstâncias e objetivos específicos de cada organização.
